Règlements

CHAPITRE SAINT-LAURENT DE LA SOCIÉTÉ DE TOXICOLOGIE ET DE CHIMIE DE L’ENVIRONNEMENT ET DE LA SOCIÉTÉ POUR L’ANALYSE DE RISQUE

STATUTS ET RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX

Article I : Dénomination

La dénomination du présent organisme est Chapitre Saint-Laurent.  Le Chapitre Saint-Laurent est une association québécoise affiliée à deux sociétés internationales : la Société de toxicologie et de chimie de l’environnement (SETAC) et la Société pour l’analyse de risque (SRA).  Le chapitre prend le nom de Chapitre Saint-Laurent, ci-après nommé le Chapitre.

Article II : Objectifs

Le Chapitre regroupe des membres venant de différents milieux (universitaire, industriel, consultation et gouvernemental), qui sont des spécialistes et des scientifiques dans les domaines de la chimie et de la toxicologie environnementale, de l’écotoxicologie, de l’évaluation ou de la gestion du risque.  Ses objectifs sont les suivants :

1. Servir de tribune d’échanges et de concertations pour ses membres dans leurs domaines d’expertises.

2. Identifier les besoins de développement et favoriser la recherche scientifique dans les domaines d’intérêt du Chapitre.

3. Promouvoir la formation et l’enseignement dans les domaines d’intérêt du Chapitre.

4. Favoriser l’interaction entre les spécialistes des domaines d’intérêt du Chapitre Saint-Laurent provenant des milieux universitaire, industriel, gouvernemental et de la consultation.

Tout membre du Chapitre doit partager les objectifs du Chapitre et posséder une expérience pratique ou une formation dans les domaines d’intérêt du Chapitre.  L’adhésion au Chapitre est conditionnelle au paiement des droits d’adhésion déterminés par celui-ci.

Article III : Administration et élections des membres du conseil d’administration

1. Les affaires internes du Chapitre sont régies par les membres par l’intermédiaire d’un conseil d’administration, conformément aux statuts et règlements du Chapitre.

2. Le conseil d’administration est constitué de huit administrateurs (incluant le président sortant) avec droit de vote élus par et parmi les membres du Chapitre.

3. Le président sortant qui n’est pas élu à un autre poste au sein du conseil d’administration fait partie du conseil d’administration à titre de membre d’office avec droit de vote.

4. Le conseil d’administration doit comprendre, dans la mesure du possible, au moins une personne représentant chacun des secteurs suivants : public, privé et de la recherche.

5. Le conseil exécutif est formé de quatre administrateurs : président, vice-président, secrétaire et trésorier.  Ces administrateurs seront élus par et parmi les membres du conseil d’administration.

6. Le président et le vice-président seront élus en alternance pour un mandat de deux ans.  À l’adoption de la charte, le vice-président sera élu pour un mandat d’un an.  Le secrétaire et le trésorier auront des mandats échelonnés de deux ans.  À la création du Chapitre, le secrétaire sera élu pour un mandat de deux ans et le trésorier pour un mandat d’un an.  Par la suite, ces administrateurs seront élus à tour de rôle pour des mandats de deux ans.

7. Le conseil d’administration comprend également trois directeurs.  À la création du Chapitre, deux directeurs seront élus pour des mandats d’un an et un directeur sera élu pour un mandat de deux ans.  Par la suite, les directeurs seront élus pour des mandats de deux ans.

8. Si un poste devient vacant en cours de mandat, à l’exception du poste de président, le conseil d’administration nommera un successeur à l’administrateur qui laisse son poste jusqu’à la prochaine assemblée annuelle.  Si le poste de président devient vacant, le vice-président comblera le poste de président jusqu’à la prochaine assemblée annuelle.

9. Lorsqu’un membre du conseil d’administration ne se présente pas à deux (2) assemblées consécutives prévues par le conseil d’administration, qu’il n’a pas de motif valable et qu’il n’a pas avisé le président ou le secrétaire de son absence, son poste peut être déclaré vacant par un vote majoritaire des membres du conseil d’administration.

10. Le conseil d’administration détermine le nombre, l’heure et le lieu de ses réunions.  Cependant, il doit se tenir au moins deux réunions par année.

11. Le président doit convoquer le conseil d’administration à une réunion spéciale si les affaires du Chapitre l’exigent.

12. Une demande écrite, signée et approuvée par trois membres du conseil d’administration, transmise au président rend obligatoire la convocation à une réunion du conseil.

Article IV : Tâches du conseil d’administration

1. Les tâches du conseil d’administration sont les suivantes :

1. gérer les affaires, les fonctions, les programmes et les activités du Chapitre
2. fixer annuellement les droits d’adhésion des membres du Chapitre
3. définir les politiques et prendre les mesures qui semblent souhaitables et appropriées pour promouvoir les objectifs du Chapitre
4. mettre sur pied des comités selon les besoins.

2. Les tâches du président et du vice-président sont celles habituellement attribuées à de tels administrateurs, sauf indication contraire de la part du conseil d’administration.  De plus, le président est membre d’office de tous les comités.

3. Le secrétaire conserve les procès-verbaux de toutes les assemblées du Chapitre et du conseil d’administration, rédige la correspondance associée au Chapitre, tient à jour une liste précise des membres et de leur statut et publie tous les avis de tenue de réunion du conseil d’administration et des assemblées régulières.  Les procès-verbaux du Chapitre et du conseil d’administration seront soumis sans délai au conseil d’administration pour approbation.

4. Le trésorier est chargé du contrôle de tous les fonds du Chapitre, de la préparation d’un bilan annuel à l’assemblée annuelle, ainsi que de la tenue des dossiers nécessaires aux vérificateurs des comptes.  Tous les chèques et les documents légaux devront être signés par deux des trois personnes suivantes : le président, le vice-président et le trésorier.

5. Toute dépense supérieure à $200 (deux cents) doit être approuvée par le conseil d’administration.

6. Le conseil d’administration doit approuver les coûts d’inscription au Colloque annuel.

Article V : Quorum du conseil d’administration

Le quorum pour les réunions du conseil d’administration est constitué par cinq membres votants incluant obligatoirement le président ou le vice-président.

Article VI : Amendements

Tout membre en règle du Chapitre peut proposer un amendement aux statuts et règlements généraux du Chapitre.  Cette proposition doit être présentée par écrit au conseil d’administration du Chapitre.  L’amendement proposé doit être présenté lors de la prochaine assemblée annuelle ou à une réunion spéciale devant se tenir dans les vingt et un (21) jours ou plus suivant la date de présentation de l’amendement.

Aucun amendement aux statuts et règlements généraux du Chapitre ne sera accepté s’il ne respecte pas les conditions énoncées au paragraphe précédant.

Les statuts et règlements peuvent être modifiés puis votés par une majorité des votes du conseil d’administration au besoin.  Ces amendements aux statuts et règlements doivent être présentés à la prochaine assemblée annuelle ou réunion spéciale pour ratification.  S’ils ne sont pas ratifiés, ils cessent d’être en vigueur et ne peuvent être ratifiés par le conseil d’administration avant une autre année civile.

Tout amendement aux statuts et règlements du Chapitre doit, pour être ratifié, disposer des deux tiers (2/3) des votes des membres présents ou dûment représentés.

Tout amendement aux statuts et règlements du Chapitre ratifié lors de l’assemblée annuelle ou d’une réunion spéciale du Chapitre, doit être présenté aux conseils d’administration de la Société de toxicologie et de chimie de l’environnement (SETAC) et de la Société pour l’analyse de risque (SRA).

Article VII : Relations avec la Société de toxicologie et de chimiede l’environnement et la Société pour l’analyse de risque

Le Chapitre Saint-Laurent est un organisme scientifique et professionnel indépendant, sans but lucratif, affilié à la Société de toxicologie et de chimie de l’environnement et à la Société pour l’analyse de risque.  Ces deux sociétés n’ont pas de responsabilité légale, contractuelle ni financière d’aucune sorte relativement aux affaires internes du Chapitre.

Avant que le Chapitre ne publie de l’information technique ou n’émette publiquement de quelqu’autre façon une déclaration concernant une politique qui prétend représenter l’opinion de la Société de toxicologie et de chimie de l’environnement et (ou) de la Société pour l’analyse de risque, il doit obtenir le consentement du conseil d’administration de la société concernée.  Le Chapitre convient également que, de temps à autre, lesdites sociétés peuvent restreindre, limiter ou interdire l’utilisation de leurs dénominations par le Chapitre dans certaines publications, assemblées ou activités semblables où il y a communications avec le public.

Article VIII : Dissolution

La dissolution du Chapitre, pour quelque cause que ce soit, se fera suivant la même procédure que celle régissant les amendements aux statuts et règlements.

En cas de dissolution du Chapitre, l’actif net de la liquidation doit être remis à un organisme à but non lucratif qui partage des objectifs conciliables à ceux du Chapitre et désigné par la majorité des membres du conseil d’administration.

Article IX : Membres du Chapitre

1. Les demandes d’adhésion au Chapitre doivent être faites sur un formulaire de demande autorisé par le conseil d’administration.

2. Chacun des membres du conseil exécutif du Chapitre doit également être membre de la Société de toxicologie et de chimie de l’environnement ou de la Société pour l’analyse de risque.  Le président et le vice-président devront être membres des deux sociétés.  Les droits d’adhésion à la deuxième société pourront être payés par le Chapitre pour le président et le vice-président.

Conditions d’admission au statut de membre et avantages :

1. Conditions d’admission

1. Partager les objectifs énoncés du Chapitre.
2. Posséder une expérience pratique ou une formation dans le domaine de la chimie ou de la toxicologie environnementale, de l‘écotoxicologie, de l’évaluation ou de la gestion du risque.
3. Acquitter les droits d’adhésion

2. Avantages

1. Droit de vote.
2. Possibilité d’occuper un poste d’administrateur.
3. Participation aux fonctions, programmes et activités du Chapitre.

Article X : Droits d’adhésion et finances

1. Les droits d’adhésion doivent être établis chaque année par le conseil d’administration.

2. Les membres auront jusqu’à la tenue du colloque annuel pour renouveler leur adhésion au Chapitre pour l’année financière du renouvellement.

3. L’année financière du Chapitre s’étend du 1^er mars au dernier jour de février de l’année suivante. Un membre admis au Chapitre avant le mois de janvier devra acquitter les droits d’adhésion de l’année financière en cours.  Un membre admis à compter du 1^er janvier devra acquitter les droits de l’année financière suivante.

4. Le conseil d’administration peut autoriser un membre en règle à effectuer, à exécuter et à livrer par contrat tout produit et service au nom ou en faveur du Chapitre.

5. Le budget annuel du Chapitre doit être approuvé par le conseil d’administration.

6. Une vérification des livres et des registres comptables du Chapitre doit être effectuée et présentée au conseil d’administration à intervalles déterminés par le conseil d’administration.

7. Les états financiers doivent être ratifiés par les membres lors de l’assemblée annuelle.

Article XI : Élections et formation des comités

1. Lors des élections des membres du conseil d’administration du Chapitre, les membres présents proposent des candidats et chaque proposition doit être appuyée.  À la fin des mises en candidature, le président d’élection demande à chaque candidat dans l’ordre inverse des propositions, s’il accepte de devenir membre du conseil d’administration.  S’il y a un nombre de candidats ayant accepté supérieur au nombre de postes disponibles, le vote s’effectuera par scrutin secret et la majorité simple suffira pour élire un candidat.

2. Le conseil d’administration est responsable de la formation et de la dissolution des comités et de l’élection des administrateurs.

3. Les administrateurs du Chapitre assurent au jour le jour la direction administrative et l’orientation du Chapitre.

Article XII : Assemblées générales

1. Le conseil d’administration doit déterminer le nombre, l’heure et le lieu des assemblées ordinaires du Chapitre.

2. Le secrétaire doit envoyer à chaque membre du Chapitre une convocation l’informant de l’heure et du lieu d’une assemblée ordinaire au moins quatre semaines avant la tenue d’une telle assemblée.  L’avis de convocation doit être accompagné de l’ordre du jour.

3. L’une des assemblées du Chapitre doit être l’assemblée générale annuelle, au cours de laquelle doit se dérouler une session exécutive pour permettre la diffusion des comptes rendus des administrateurs, du bilan du conseil d’administration et d’autres éléments d’information sur les affaires courantes.  Pour tenir une assemblée annuelle ou toute autre assemblée, il est nécessaire de disposer d’un quorum de quinze pour cent (15%) des membres.

4. Le président doit présider toutes les assemblées du Chapitre.  En l’absence du président, le vice-président doit assumer cette tâche.

5. Les questions  soumises au vote sont décidées à la majorité simple des voix.

6. Des assemblées spéciales peuvent être convoquées par le président en tout temps avec l’approbation du conseil d’administration ou sur demande écrite de 30% des membres du Chapitre.  L’assemblée générale spéciale ne peut alors discuter que des questions mentionnées dans l’avis de convocation.

Article XIII : Interdictions générales

Nonobstant toute clause des statuts et règlements pouvant être susceptible d’une interprétation contradictoire, il est convenue ce qui suit :

1. Le Chapitre doit être organisé et exploité de manière à servir des fins scientifiques et éducatives.

2. Le Chapitre ne doit pas être organisé ni exploité dans un but lucratif.

3. Aucune partie des gains nets du Chapitre ne doit ni ne peut, en quelques circonstances que ce soit, profiter à une personne morale ou à un individu.

4. Le Chapitre ne doit pas participer à une campagne politique au profit d’un candidat à une charge publique ni intervenir dans une telle campagne (y compris par la publication ou la distribution de déclarations).

5. Le Chapitre ne doit pas prêter aucune part de ses revenus ou de l’ensemble de ses éléments actifs et passifs à une personne physique.  Toutefois, dans le cas d’un organisme à but non lucratif, un tel prêt peut être autorisé par une résolution du conseil d’administration à condition d’obtenir l’assurance d’une garantie adéquate et d’un taux d’intérêt raisonnable.

Version révisée et approuvée par l’Assemblée générale du 8 juin 2000

Bertin Trottier

12 juin 2000